利用須知

  一、利用開放檔案須知

  1、開放檔案是指自形成之日起滿30年,經審查不需控制使用的檔案。

  2、凡開放檔案均已向社會或利用者公布,備有可供利用者使用的檢索工具。

  3、公民和組織持有合法證明(身份證、工作證、介紹信等),均可利用本館開放的檔案資料。港、澳、臺胞及外國人(含外籍華人)查閱本館開放檔案時,須經有關機關同意并辦理登記手續后方可查閱利用。

  4、為保護檔案,凡有檔案復制件的,一般不再提供檔案原件;檔案破損嚴重的,本館可暫時不提供利用。

  5、利用者需復制、拍攝本館開放檔案內容時,須經本館工作人員同意。

  6、摘抄或復制的檔案材料,須交本館工作人員審閱,如用作證明的材料,須加蓋本館利用檔案專用章方才有效。

  7、凡大量查閱檔案者,須事先將查閱提綱提交我館,經本館同意后預約查閱日期。

  8、本館檔案資料不得外借,確因特殊公務需要外借的,立檔單位要出具證明,經本館同意后方可借出,借閱期限不得超過三天。借出的檔案資料不得轉借、遺失,要按期歸還。

  9、未經本館同意,不得全文公布和匯編出版本館查閱的檔案材料內容,違者將依照《檔案法》有關規定處理。

  二、利用未開放檔案須知

  1、未開放檔案是指未到開放期限或雖已到開放期限但經審查認為不宜開放的檔案。

  2、單位或個人因公務、學術研究、落實待遇及其他正當目的,按照規定經本館工作人員同意并辦理相關手續后可以利用本館未開放檔案資料。

  3、查閱本單位形成的未開放檔案及其他單位形成的秘密級以下的未開放檔案,應持有本單位或上級主管部門出具的介紹信。

  4、查閱其他單位秘密級以上的未開放檔案,應持有本單位的介紹信,并經檔案形成單位同意蓋章后方可查閱。

  5、查閱利用館藏死亡干部檔案,需經市委組織部批準。

  6、抄錄、復制本館未開放檔案時須經本館工作人員審核同意。抄錄、復制的檔案材料,應交本館審核并加蓋本館利用檔案專用章方才有效。

  三、閱檔規則

  1、借閱者持有效、合法證件(身份證原件、戶口本、單位介紹信、工作證等),方可利用館藏開放檔案、現行文件、資料。

  2、借閱者應嚴格履行檔案借閱登記手續。

  3、查閱檔案必須服從管理,自覺接受監督檢查。

  4、借閱者應愛護檔案,嚴禁在檔案、資料上勾劃、圈點、涂改、折疊、抽取和損毀檔案實體。否則,將依據《檔案法》、《檔案管理違法違紀行為處分規定》進行處置。

  5、借閱者閱完案卷后要及時歸還,禁止轉借、互相傳閱,杜絕遺失和泄密事件發生。

  6、借閱者復制、摘錄開放或未開放檔案資料時必須符合國家規定,須經本館工作人員審核批準。

  7、借閱者在閱檔時不得高聲喧嘩,嚴禁吸煙、嚴禁擾亂工作秩序,否則管理人員有權制止并拒絕提供利用檔案。

  8、借閱者從本館摘抄或復制尚未公開的檔案、資料,不經同意不得在公開刊物上登載,個人不能私自保存和外傳。

  四、工作要求

  1、負責檔案查閱的工作人員要積極主動,熱情細致,嚴守崗位,履行職責。

  2、檔案查閱工作人員要嚴格審核借閱手續,做好檔案資料借閱和出入庫登記。

  3、檔案查閱工作人員要加強適時監控,對利用完畢的檔案資料及時檢查、清點、收回、入柜,不得在閱覽室過夜。

  4、檔案查閱工作人員要加強對涉密和未開放檔案資料的控制,對不符合規定的查閱者拒絕提供涉密或未開放檔案資料。

  5、檔案查閱工作人員要加強對檔案原件的復制、拍攝的控制,確需大量復制或拍攝須經主管領導批準后方可進行。

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